FörRätt - kommunala digitala tjänster för omklassning och registrering av livsmedelsverksamheter
Den nya modellen för riskklassning av livsmedelsverksamheter införs 2024. Detta innebär att 90,000 anläggningar måste klassas om av kontrollmyndigheterna (kommunerna) under 2023. Inför detta specificeras kraven för en e-tjänst som gör det enkelt för livsmedelsföretag att lämna uppgifter till sina kommuner för omklassningen. Inför 2024 har e-tjänsten utvecklas att inkludera anmälan om registrering av livsmedelsföretag, ändring av verksamhet och upphörande.
Livsmedelsverket och Tillväxtverket har i uppdrag att
- förenkla för företag i hela livsmedelskedjan genom utveckling av verksamt.se
- underlätta för företag genom att verka för en effektiv och likvärdig livsmedelskontroll.
Den nya modellen för riskklassning av livsmedelsverksamheter införs från och med 2024, men med ett övergångsår 2023 då kommunerna ska klassa om befintliga verksamheter. För övergången behöver samtliga verksamhetssystem i kommunerna anpassas under 2022, och nya uppgifter behöver samlas in om de livsmedelsföretag som redan är registrerade under 2023.
Den första versionen av e-tjänsten är ett stöd för att klassa om den befintliga verksamheten (omklassningstjänst) och finns redan på plats i flera kommuner. I slutet av 2023 utökas e-tjänsten för inkludera anmälan om registrering för nya företag och omklassningstjänsten byggs om till ändringstjänst. E-tjänsten för att lämna uppgifter ska vara enhetlig och oberoende av vilken kommun det gäller, samt enkel att använda.
Det finns både e-tjänster med full funktionalitet som skapar ärenden i verksamhetssystemen och enklare varianter som skapar en PDF-rapport i drift i olika kommuner. Den senare är enklare att införa i kommunen. För att ta någon av tjänsterna i bruk behöver din kommun ta kontakt med din IT-leverantör/IT-avdelning.
Kravspecifikationer och kommunikationsmaterial
Varför gemensam standard för e-tjänsten
Livsmedelsverket hoppas att många av landets kommuner väljer att använda FörRätts specifikationer. Att e-tjänsten byggs enligt nationell standard ger förutsättningar för att öka digitaliseringen i kommunerna och ökad valfrihet att välja leverantör för utförandet. E-tjänsten kan bidra till en mer enhetlig kontroll, en effektivisering hos myndigheterna och en förenkling för företagen.
Detta gynnar kommunerna genom
- snabbare och effektivare handläggningsprocesser och därmed minskade kostnader kostnader när information från e-tjänsten direkt skapa ärenden i verksamhetssystemen
- besparing av resurser eftersom kommuner slipper ta fram egna specifikationer
- enhetlighet mellan kommuner vilket underlättar samarbete mellan kommuner och för livsmedelsföretag
- att på sikt underlätta för kommunerna att uppfylla EU kraven inom SDG (Single Digital Gateway).
Tjänsten specificeras centralt men realiseras lokalt hos kommuner. Det betyder att varje kommun har en egen e-tjänst och integration som byggts enligt samma mall som FörRätt-projektet specificerat. Tjänsten och specifikationen sprids via e-tjänsteplattformar och behöver kopplas ihop med aktuella verksamhetssystem i kommunen via API:er för att hämta och skicka information mellan systemen.
Det har även tagits fram e-tjänster som inte är ihopkopplade med något verksamhetssystem utan istället skickar en pdf till exempelvis en epostlåda - en så kallad ointegrerad tjänst. Fördelen är att den är enklare och billigare att installera i kommunen, nackdelen är att det blir mycket manuellt arbete för handläggare att klippa och klistra information som redan är inmatad.
Projektet använder sig av nationell digital infrastruktur från Myndigheten för digitalförvaltning (DIGG) och Bolagsverket.
Tidplan för tjänsterna
Projektet genomförs i två faser för att följa införandet av den nya modellen för riskklassning. Modellen innebär att samtliga verksamhetssystem i kommunerna behöver anpassas under 2022. Den första versionen av e-tjänsten kommer att vara ett stöd för att klassa om den befintliga verksamheten (omklassningstjänst). Under 2023 vidareutvecklas e-tjänsten för registrering för nya företag och ändringstjänst för omklassade företag.
Målet är att 100 kommuner har e-tjänsten för omklassning på plats under första halvåret av 2023 samt 100 kommuner har etjänsten för registrera och ändra på plats under första halvåret 2024. Det finns både en tjänst med full funktionalitet som skapar ärenden i verksamhetssystemen och en enklare variant som skapar en PDF-rapport. För att ta någon av tjänsterna i bruk behöver din kommun ta kontakt med din IT-leverantör/It-avdelning.
Totalt har över 200 kommuner omklassningstjänsten och över 240 kommuner registrerings-och ändringstjänsten i drift (oktober 2024) så målet med minst 100 kommuner är uppnått för bägge.
Aktuella kravspecifikationer och kommunikationsmaterial
Ingångar till tjänsten för företagaren
Det kommer att finnas flera ingångar för företag till den nya tjänsten. För omklassningstjänsten är ingången via kommunen och genom olika utskick till företagarna. För registreringstjänsten kommer en ingång vara via kommunen och (från 2024) en annan på verksamt.se där mindre vana företagare får guidning och checklistor kring olika tillstånd och anmälningsförfaranden för att sedan länkas till kommunens tillståndssida.
Att tjänsten placeras lokalt innebär att kommunen fortsatt äger informationen om sina anläggningar, deras riskklassning och den primära kommunikationen med dessa anläggningar. Inför 2023 och den nya omklassningstjänsten behöver kommunen kommunicera med sina egna livsmedelsföretag om denna nya möjlighet att lämna in uppgifter och hänvisa till sin specifika e-tjänst. Livsmedelsföretagaren kan logga in och via Bolagsverkets tjänst (SSBTGU) få förifylld information om sitt företag.
Även personal som inte är firmatecknare kan använda e-tjänsten men får då fylla i mer information manuellt. Samma sak gäller att handläggare kan använda tjänsten i samband med kontroller.
Deltagare i projektet
Projektet utvecklar inte produkter, utan stöttar kommunerna att realisera där de befinner sig. En framgångsfaktor vid framtagandet av FörRätts specifikationer för e-tjänsten har varit ett nära samarbete mellan Livsmedelsverket, Tillväxtverket, kommuner, verksamhetssystemleverantörer och e-tjänsteplattformsleverantörer.
Alla 290 kommuner har blivit inbjudna till informationsmöten i januari och augusti 2022 samt april 2023. Informationsmötet i april 2023 hade 400 deltagre från 200 kommuner.
Omkring 50 kommuner har erbjudit sig att vara med i arbetsgrupp eller referensgrupp under 2022 och 2023.
De leverantörer av verksamhetssystem eller e-tjänsteplattformar som kommuner i arbetsgruppen eller referensgruppen pekat ut inkluderas i projektets gemensamma kravspecifikationsmöten. De leverantörer som är på Bolagsverkets lista över SSBTGU-anslutningar informeras om projektet, och inkluderas om någon kommun pekar ut dem.
Projektet utvecklar och testar bara en handfull kombinationer av verksamhetssystem och e-tjänsteplattformar som blir referens-e-tjänster för alla. Det viktigaste är att samma informationsutbyte fungerar i flera olika kombinationer. Referens e-tjänsterna ska var tillgängliga i öppna etablerade communities och Livsmedelsverket står för den övergripande förvaltningen av kravspecifikationerna.
Kommuner är välkomna att höra av sig och anmäla sig frivilliga till olika delar av arbetet, inklusive arbetsgruppen och referensgruppen. Kontakta oss för frågor.
Kommunerna som ingår i arbetsgruppen är Göteborg, Huddinge, Malmö, Norrköping, Stockholm, Sundsvall och Västerås.
Kommunerna som ingår i referensgruppen är Eda, Eskilstuna, Gnesta, Hallstahammar, Halmstad, Helsingborg, Herrljunga, Härnösand, Kalmar, Karlskrona, Karlstad, Kramfors, Kristinehamn, Kungsbacka, Lidingö, Lund, Miljö- och byggnadsnämnden Mariestad Töreboda Gullspång, Miljönämnden Östra Skaraborg (Falköping Hjo Karlsborg Skövde Tibro), Nacka, Nyköping, Nässjö, Orust, Osby, Sandviken, Sigtuna, Skurup, Sollefteå, Solna, Svenljunga, Söderåsens miljöförbund (Bjuv, Klippan, Perstorp, Svalöv och Örkelljunga), Timrå, Ulricehamn, Umeå, Upplands Bro, Västra Gästriklands samhällsbyggnadsnämnd (Hofors Ockelbo Sandviken) Växjö och Öckerö.
Leverantörer som ingår i projektet är VertiGIS (EDP Vision), Nordic Peak (OpenE), Prosona (Castor och Pollux), Selfpoint (Selfpoint e-tjänsteplattform), Sokigo (Ecos, Abou och Minut Miljö) och Solarplexus (Lex).
Vad behöver ni göra som kommun?
Varje kommun behöver bestämma vilken lösning som passar den kommunen bäst. Behöver ni en fullt integrerad tjänst eller räcker det med en enklare variant? Kommer ni köpa e-tjänsten eller bygga själva?
Prata ihop er inom kommunen om vem som gör vad - miljöförvaltningen och IT - enligt denna checklista.
- Kontrollera om ni har en e-tjänsteplattform som deltar i projektet och vilka villkor och tidplaner som gäller för er kommun. Open-E, Abou, Minut Miljö, Selfpoint och Pollux ingår. Om ni inte har någon av dessa, kan ni välja att bygga själva eller tillsammans med annan leverantör utifrån FörRätts specifikationer. Meddela forratt@slv.se om ni bygger själva så vi kan kommunicera eventuella ändringar i specifikationerna till er.
- Kontrollera om ni som kommun har avtal och fungerande uppkoppling mot Bolagsverkets informationsförsörjningstjänst SSBTGU. Denna krävs för att kunna hämta ut företagsinformation från Skatteverket, SCB och Bolagsverket via den sammansatta bastjänsten (SSBTGU). Om ni inte har avtal, teckna avtal och driftsätt SSBTGU-kopplingen. I samband med driftsättning av er e-tjänst meddela Bolagsverket servicenamnet "LivsmedelForratt". Kontakta Bolagsverket för mera information.
- För en integrerad e-tjänst, krävs koppling mot kommunens verksamhetssystem. Detta krävs för att matcha en omklassning eller ändring mot befintliga anläggningar i kommunens register. För att kunna hämta ut denna registerdata från kommunens register samtvisa upp den för inloggad användare. Denna koppling krävs även för att kunna skicka in strukturerade data till verksamhetssystemet. För att nå denna funktionalitet krävs att verksamhetssystemleverantören och kommunen driftsatt API:et för informationsutbyte samt att detta integreras med e-tjänsten i den specifika kommunen. Kontakta leverantören för ditt verksamhetssystem för mera information, samt er IT avdelning för vilken typ av integration.
-
För registreringstjänsten, behövs uppkoppling och avtal med Lantmäteriet eller andra leverantörer av geografisk information för att få kartfunktioner i e-tjänsten att fungera. Kontakta er e-tjänsteplattformsleverantör samt i förekommande fall även Lantmäteriet för mera information.
-
För att uppfylla kraven enligt eIDAS och Single Digital Gateway (SDG) krävs att alla EU medborgare ska kunna logga in i e-tjänsten. Kraven som ska uppfyllas enligt SDG samt hur detta ska implementeras är i skrivande stund inte klara. Följ Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) om mer information om detta. Kontakta din e-tjänsteplattformsleverantör för mera information om eIDAS och i förlängningen om SDG.
- Driftsätt den ointegrerade eller integrerade e-tjänsten på kommunens hemsida och kontakta företagare för att börja använda den. Använd gärna våra webbtexter för detta.
Vanliga frågor från kommuner
- Vilka leverantörer och system ingår i Förrätt?
Dessa ingår: VertiGIS (EDP Vision), Nordic Peak (OpenE), Prosona (Castor och Pollux), Selfpoint (Selfpoint e-tjänsteplattform), Sokigo (Ecos, Abou och Minut Miljö) och Solarplexus (Lex). - Hur vet jag vilka testkommunerna är för min kombination av leverantörer?
Det är leverantörerna som väljer ut sina testkommuner och Livsmedelsverket har en lista på dessa vid förfrågan. - Hur ser tidplanen ut för införandet av e-tjänsten? (övergripande)
Utveckling pågår parallellt av nya riskklassningen i verksamhetssystemen och e-tjänsten under 2022 och 2023. När API:er kommer vara tillgängliga för testkommuner/de kommuner som beställt är beroende på leverantör. Kompletta e-tjänsten är beroende av både API från verksamhetssystemen, e-tjänsteleverantörer och eget integrationsarbete och varje kommun kommer ha sin egna tidplan.
För två e-tjänsteplattformar (OpenE och Abou) finns en ointegrerad omklassningstjänst publicerad i etjänstekatalogen för egen nedladdning. Följ checklistan ovan och kontakta oss om ni behöver mer information.
Det är bara kommuner som kan kravställa sina leverantörer om tidplanen och diskutera effekter av förseningar. Prata med era leverantörer om ert intresse, samverka i olika användarföreningar eller tillsammans med grannkommuner. - Hur säkerställer jag att min kommun utvecklar e-tjänsten?
För att utveckla e-tjänsten krävs en kombination av e-tjänsteplattform och API från verksamhetssystem samt integreringsarbete mellan dessa. För alternativet en enklare variant som skapar pdf:er (ointegrerad e-tjänst) behövs bara e-tjänsteplattform. Involvera kommunens IT-avdelning då beslut om integrationer kan vara väldigt kommun-specifika. Följ checklistan ovan och kontakta oss om ni behöver mer information. - Hur mycket kostar e-tjänsten?
Varje kommun har egna avtal med sin verksamhetssystemleverantör, e-tjänste-plattformsleverantör och sin integrationslösning så det är svårt att ge en generell siffra. Ett sätt att påverka priset är att samverka i olika användarföreningar eller tillsammans med grannkommuner. Genom att kravspecifikationerna är tillgängliga och standardiserade kan både deltagande leverantörer och andra leverantörer bygga e-tjänsten. - Hur är tidplanen för införandet av den nya riskklassningsmodellen?
Den nya modellen för riskklassning av livsmedelsverksamheter införs från och med 2024, men med ett övergångsår 2023 då kommunerna ska klassa om befintliga verksamheter. Modellen innebär att samtliga verksamhetssystem i kommunerna behöver anpassas under 2022, och att nya uppgifter behöver samlas in om de livsmedelsföretag som redan är registrerade under 2023. - Hur har FörRätt projektet tagit fram kravspecifikationerna?
Kravspecifikationerna är en överenskommelse mellan alla intressenter (Livsmedelsverket, Tillväxtverket, kommuner i arbetsgrupp, leverantörer). Klickbara prototyper av e-tjänsten har tagits fram. Dessa har klarspråkats och användartestats med företagare för att säkerställa att de är lätt att använda. Kravspecifikationerna för integrationen har fastställts på gemensamma möten med alla leverantörer. - Finns det en enklare och billigare e-tjänst (så kallad ointegrerad) för små kommuner?
Ja, det finns, men för att utnyttja tjänsten till fullo, dvs att både företagaren och handläggaren slipper fylla i information som redan finns, krävs en ihopkoppling av systemen, en så kallad integration. Arbetet för att få denna integration på plats ser väldigt olika ut från kommun till kommun. Integrationen kan därmed kräva olika mycket resurser (både pengar och tid) för att få på plats. För mindre kommuner med få anläggningar kanske det därför inte alltid lönar sig med en integration. Därför finns en enklare variant (som fortfarande har all riskklassnings-logik) men som skapar en PDF som exempelvis skickas till en epost-låda. Denna enklare variant kallas ointegrerad e-tjänst. För två e-tjänsteplattformar (OpenE och Abou) finns ointegrerade etjänster publicerade och tillgängliga för nedladdning sedan februari respektive mars. - Hur passar kravspecifikationerna in i den struktur som arbetats fram inom ENA - Sveriges digitala infrastruktur?
Projektet använder sig av nationell digital infrastruktur från Myndigheten för digitalförvaltning (DIGG) (exempelvis API Playbook) och den sammansatta bastjänsten från Bolagsverket. - Hur kommer integrationen till Verksamt.se ske för varje kommuns tjänst?
Företagare kommer via länk från verksamt.se till kommunens tillståndssida och därifrån kan kommunen hänvisa/länka till tjänsten. Verksamt.se har alla kommuners länkar till deras specifika tillståndssidor. - Finns det en centralt framtagen blankett?
Nej, Livsmedelverket kommer inte ta fram en blankett. Vi bedömmer det att blanketten skulle bli oerhörd komplex och svår att underhålla. Vi rekommenderar att inspektörerna använder etjänsten i samband med besök för de företagare som inte kan använda etjänsten själva. - Hur fungerar inloggning för kommunens personal?
Då detta är väldigt olika i olika kommuner, så ingår inte inloggning i kravspecifikationerna. Kommuner kan ha koppling till AD och personal-inloggning eller att alla använda sin egen e-legitimation. I samband med besök kan företagaren logga in i e-tjänsten och få hjälp av inspektören. - Varför är fakturauppgifter under anläggning och inte företag?
Det är för att det finns ett fält för fakturareferens och det är anläggningsspecifikt. Hur kommuner sedan vill koppla e-tjönsten till sina ekonomisystem för fakturering ingår inte i kravspecifikationerna. Så tillägg av epost för faktura etc kan göras lokalt av varje kommun. - Varför är det ingen begränsning i startdatum i samband med anmäla om registrera?
Vi har diskuterat detta mycket och kommit fram till att det är bättre att veta det faktiska datumet som företagaren startar än införa tekniska begränsningar. Vid de fåtal fall då anmälan kommer in för sent får inspektören ta kontakt med företagaren för uppföljning. - Kommer e-tjänsten finnas på annat språk än svenska?
Under hösten 2023 kommer gränssnittspecifikationen och kodverk för riskklassning att översättas till engelska. Det är sedan upp till leverantörer/etjönstebyggare att införa detta i e-tjänsten. - Måste jag använda e-tjänsten för att föra in uppgifter i verksamhetssystemet?
Nej, det går att direkt mata in uppgifter i verksamhetssystemen och det är vad handläggare måste göra för ointegrerad e-tjänst. - Vem ansvarar för att tjänsten är tillgänglighetsanpassad?
Det är leverantören/e-tjänstebyggaren som ansvarar för tillgänglighetsanpassning och att e-tjänsten fungerar både på dartorn och i mobil. - Hur kan jag säkerställa att kravspecifikationerna följs?
Alla leverantörer listade i fråga 1 har varit involverade i projektet. De har dock olika tekniska förutsättningar så det går inte att följa alla specifikationer fullt ut. Vissa leverantörer har därför gjort avsteg från specifikationerna.
Det är bara kommuner som kan kravställa sina leverantörer hur långt de ska följa kravspecifikationerna. Samverka i olika användarföreningar eller tillsammans med grannkommuner. - Finns det information till företagen vi kan använda?
Ja, det finns ett förslag på utskickstext på samma sida där alla kravspecifikationer listas. Det finns också information till företagare på Kontrollwikin. - Finns det en mall för beslut om klassning?
Livsmedelsverket har tillsammans med storstadskommunerna tagit fram en mall, den publiceras så fort föreskriften är beslutad. - Hur kommer uppdateringar i specifikationerna att kommuniceras?
För en likvärdig bedömning och hantering i alla kommuner är det viktigt att inte införa lokala anpassningar för riskklassningstexterna. Om företagarna upplever vissa begrepp som otydliga eller om de behöver fler exempel, meddela oss på forratt@slv.se vad ni vill ändra. Vi tar in detta i vår ändringshanteringsprocess och bedömmer om vi ska införa ändringen eller ej.
De ändringar vi väljer att införa kommunicerar vi sedan till alla e-tjänsteplattformsleverantörer i projektet samt till de kommuner som vi vet bygger egna lösningar. Uppdateringar i själva tjänsten ansvarar varje leverantör/egen etjänstebyggare för. Senaste versioner av alla specifikationer finns samlade på
