Stärk ditt företags beredskap genom övning
För att förbereda sin verksamhet för olika typer av kriser är det viktigt att ha en ständigt pågående dialog om hur man kan hantera oförutsedda händelser. Genom att öva kan ni upptäcka vilka sårbarheter och brister som finns i just er verksamhet och få en samsyn på hur ni kan hantera och minimera dessa.
Många vinster med att öva
Att öva olika tänkbara händelser, eller scenarier, är ett effektivt sätt att öka kunskapen om kriser och om sin egen roll i en kris. Övningar är konkreta och ger möjlighet att öva samarbete och att testa färdigheter. De kan också bidra till att klargöra ansvar och roller inom den egna verksamheten och i samarbetet med andra aktörer. De kontakter som knyts vid övningar är ofta värdefulla och underlättar samarbete vid framtida störningar.
Regelbundna övningar kan bidra till att:
- förbättra förmågan att hantera och leda kriser
- pröva och utveckla befintliga krisplaner
- öka det allmänna medvetandet om risker, färdigheter, brister och behov
- förbättra deltagarnas färdigheter och öka tilliten till både sin egen och andras kompetens
- visa vilken ytterligare utbildning eller träning som behövs.
Krångla inte till det
Det behöver inte vara svårt eller krångligt att planera och genomföra övningar. Det är ofta bättre att göra det enkelt och regelbundet än att satsa på en omfattande övning som kräver stora resurser och omfattande planering. Det är också viktigt att försöka genomföra övningar på alla nivåer inom organisationen. Då får all personal möjlighet att öva vid något tillfälle – oavsett om det gäller beslutsfattare, arbetsledare, kundtjänstpersonal eller andra medarbetare.
Övningskortlek som stöd för övningar
Som en hjälp för att starta eller utveckla den typen av diskussioner har Livsmedelverket tagit fram en kortlek med ett antal olika händelser som skulle kunna drabba ett livsmedelsföretag. Händelserna är indelade i olika kategorier och för varje händelse finns även några föreslagna frågor att utgå från vid diskussionen.
Förutsättningarna varierar mellan olika organisationer, använd diskussionsunderlaget så som det passar bäst för er. Kanske vill du anpassa scenariot eller diskussionsfrågorna, eller lägga till egna scenarier som är relevanta för er. Korten är numrerade men kan användas utan inbördes ordning.
Förslag på hur övningskorten kan användas:
- Välj ett kort för diskussion varje ledningsgruppsmöte, arbetsgruppsmöte eller veckomöte i produktionen
- Sätt upp en övningsfråga på anslagstavlan eller på intranätet varje månad
- Använd frågorna som idéer som du kan utveckla till en större övning
OBS! Övningar kan ge information om brister i organisationen eller situationer ni inte i dagsläget klarar av. Tänk därför på var ni pratar om informationen och att bara involvera behörig personal i övningens resultat.
Har du frågor om kortleken? Skicka ett mejl till livsmedelsforsorjning@slv.se
Stress-testa din verksamhet i höjd beredskap
Fördjupad information om övningar
Övning är aktiviteter som omfattar en eller flera organisationer och som främst syftar till att pröva och/eller förbättra förmågor på organisationsnivå. Andra ord för liknande aktiviteter kan vara stresstest, test, utvärdering eller spel. Det som övas eller testas kan vara en funktion, såsom tekniska funktioner, en rutin eller en specifik förmåga. Det kan också vara ett test av förmågan hos flera olika delar av en organisation att samarbeta.
I en övning kan så kallade inspel användas, det är ett meddelande med ny information till övningsdeltagare i syfte att driva händelseutvecklingen i övningen framåt. Motspel är när en simulerad ”omvärld”, en spelad extern part exempelvis media, en kund eller leverantör, levererar nya ingångsvärden till de övande aktörerna. Seminarieövning, eller skrivbordsövning, är en problembaserad diskussionsövning.
Om man beslutar att genomföra en större övning finns stöd att få för att göra en övergripande planering. Följande delar är bra att gå igenom innan övningen planeras:
- syfte och mål: varför ska vi öva, och vad vill vi uppnå?
- vilka förmågor eller funktioner i organisationen vill vi öva?
- omfattning och övningsform: vilka personer/funktioner ska vara med och hur kan vi stress-testa dem?
- scenario: den bakgrundsinformation eller förutsättningar som ges till deltagarna i övningen. Kan vara mer eller mindre detaljerat, men tänk på att ett mycket öppet/kort beskrivet scenario ofta leder till frågor eller att deltagarna göra egna antaganden.
- utvärdering och lärande: att ta vara på lärdomar från de som övat så att erfarenheterna kan användas för framtida utveckling av organisationen
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, har mycket material som ger stöd i att leda och planera övningar. I Grundboken finns omfattande stöd, och i de medföljande metodhäftena finns ytterligare stöd för olika typer av övningar.
Under rubriken Öva enkelt! Finns färdiga övningar som kan anpassas efter varje organisation.
