Ta höjd för kris i upphandling och avtal

Under de senaste åren har det blivit svårare för offentliga aktörer att upphandla varor och tjänster, bland annat inom dricksvattenförsörjningen. En instabil marknad och omvärld gör det svårare för leverantörer att lämna anbud i upphandlingar, och de leverantörer som är bundna till avtal som tecknades när marknaden var mer stabil kan få svårt med lönsamheten. Samtidigt måste viktiga samhällsfunktioner ha en långsiktigt trygg leverans av nödvändiga varor och tjänster. Upphandlingsmyndigheten erbjuder både offentliga och privata aktörer stöd i det arbetet.
Upphandla till samhällsviktig verksamhet (Upphandlingsmyndigheten)

Begränsade möjligheter att ändra i ingångna avtal

Det finns begränsade möjligheter att ändra redan ingångna avtal. Däremot kan ett avtal ändras om det finns klausuler i avtalet som tillåter en ändring, eller om ändringen inte är väsentlig.

Även om beställaren och leverantören är överens om att ändra ett avtal måste ändringsbestämmelserna i upphandlingsreglerna följas. Ändringar som inte ryms inom ändringsbestämmelserna ska som huvudregel ses som ett nytt avtal och då ska en ny upphandling göras.

Om ett befintligt avtal kan ändras eller inte beror alltså på vilka villkor som finns specificerade i det enskilda avtalet. På Upphandlingsmyndighetens webbplats kan du läsa mer om ändring av avtal.
Ändring av upphandlande avtal (Upphandlingsmyndigheten)

Att tänka på när ett nytt avtal ska tecknas

Ha en dialog inför upphandling

Tänk på att du som upphandlar kan ha en dialog redan i början av en upphandling. Så länge dialogen inte leder till att en leverantör blir gynnad eller att en lösning blir favoriserad kan beställare och leverantörer ha hur mycket dialog som helst.

Påbörja gärna dialogen tidigt, till exempel med en förutsättningslös fråga om hur leverantören kan bidra till att lösa ditt behov. Frågor kan skickas ut till exempel via branschorganisationer. På så sätt kan leverantörerna hjälpa dig som beställare att bäst utforma upphandlingsunderlaget. Du kan ställa fler frågor under processens gång.
Tidig dialog i offentlig upphandling (Upphandlingsmyndigheten)

Skriv in ändringsklausuler

Det är klokt att skriva in ändringsklausuler när ni utformar avtalet. Det skapar en framtida flexibilitet eftersom det ger beställaren och leverantören möjlighet att ändra avtalet under den period som avtalet gäller.

Notera att klausulen ska vara tydlig, exakt och entydig för att vara giltig. Klausulen ska också ange omfattningen och arten av möjliga ändringar eller optioner samt villkoren för när klausulen får tillämpas. Ändringen får inte innebära en ändring av avtalets övergripande karaktär.

Ställ beredskapskrav i avtalet

Det finns ett flertal krav kopplat till krisberedskap som kan ställas vid upphandling. Ett exempel är att leverantören ska kunna leverera en viss mängd av en vara, ställa upp med personal eller stöd vid en krissituation.
Krisberedskapsaspekter att tänka på i avtalsvillkoren (Upphandlingsmyndigheten)

Mer information och stöd

Upphandlingsmyndigheten har information och rådgivningstjänster för både beställare och leverantörer. För specifika frågor kan du använda både Frågeportalen och Frågeservice.
Upphandlingsmyndighetens webbplats

I beredskapshandboken för offentliga måltider finns det fler tips för både beställare och leverantör. Se del C, kapitel 6 ”Tillgång till livsmedel vid störning”.
Beredskapshandbok för offentliga måltider