Seminarieövningar för livsmedelskontrollen
Seminarieövningar för livsmedelskontrollen
Inledning
Det här övningsmaterialet vänder sig till dig som jobbar inom livsmedelskontrollen. Övningarna kan ni använda för att utveckla era beredskapsplaner och er förmåga att utföra livsmedelskontroll även i kris.
Övningarna är tänkta att vara enkla att genomföra och syftar till att höja förmågan hos era organisationer. Utgångspunkten för materialet är handboken Livsmedelskontroll vid kris och höjd beredskap från 2023. Det kan vara till hjälp att ha med handboken under övningarna. Övningarna kan genomföras helt utan förkunskaper men passar även organisationer som har övat tidigare och som redan arbetat med beredskapsplanering. Övningsmaterialet innehåller tre färdiga seminarieövningar. Det är en enkel form av övning som inte kräver så mycket tid eller resurser. Övningarna genomförs i form av diskussioner i mindre grupper. En verksamhetschef eller annan utsedd person planerar övningen och fungerar som övningsledare.
Bild 1. Krishanteringens flöde
Övningarna kan genomföras i flera olika syften. Till exempel:
• Att bygga upp deltagarnas kunskap.
• Att prioritera kontroller utifrån olika störningar.
• Att tydliggöra roller och ansvarsfördelning för livsmedelskontrollen vid prioriteringar.
• Att identifiera problemområden och få underlag för vidareutveckling av beredskapsplanering.
• Att kartlägga samverkansparter och beroenden till andra organisationer, för att förstå behov kring samverkan.
• Att öka deltagarnas krisberedskapsförmåga.
Exempel på målformulering
• Efter genomförd övning har övningsdeltagarna ökat sin förmåga att prioritera och fördela resurser i förhållande till behovet, samt identifierat problemställningar och reservlösningar för brister i resursen personal.
• Efter genomförd övning har övningsdeltagarna förmåga att identifiera olika kanaler för att nå ut med information till olika delar av allmänheten.
• Efter genomförd övning har övningsdeltagarna identifierat problemställningar och reservlösningar för långvariga störningar i resursen IT.
Checklista för att planera seminarieövningar
- Utse en övningsledare som förbereder och håller i övningen.
- Bestäm syfte och mål med övningen och hur organisationen ska ta hand om erfarenheterna.
- Förankra syfte och mål med ledningen och övriga som ingår i övningen.
- Bjud in deltagare och boka övningslokal.
- Förbered presentationsmaterial, utvärdering och eventuellt andra dokument.
- Förbered en enkät eller frågor för att intervjua övningsdeltagare till utvärderingen.
Instruktion till övningarna
Övningsledaren förbereder övningen genom att gå igenom punkterna i checklistan för att planera seminarieövningar. På övningsdagen börjar övningsledaren med att gå igenom upplägget och dokumentationssätt samt presenterar syfte och eventuellt mål med övningen.
Gå också igenom det övergripande scenariot. Dela eventuellt upp deltagarna i olika grupper för att underlätta diskussioner.
Varje moment innebär att låta deltagarna jobba med frågan i 20 minuter och därefter låta gruppen/grupperna redovisa i 20 minuter. Övningsledaren antecknar under övningens gång så att det finns ett underlag till utvärderingen.
När de båda momenten i övningen har diskuterats och redovisats ska övningen utvärderas.
Sammanställ utvärderingen och handlingsplan för fortsatt arbete och fördela eventuella arbetsuppgifter (utvecklingsområden).
Övning 1 - Personalbortfall
Tid för förberedelse (övningsledare): 60 - 120 minuter
Tid för genomförande: 2 x 45 minuter
Tid för utvärdering: 60 minuter
Total tid: 210 - 270 minuter
Bakgrund
Den här övningen är framtagen för att komma i gång med beredskapsplaneringen och/eller öva beredskapen för personalbortfall. Det tänkta scenariot är smittspridning bland personal och verksamheter som ska kontrolleras. Syftet är att förstå hur er organisation påverkas om det plötsligt blir ont om personal. Utgå ifrån prioriteringsmodellen i kapitel 4 i handboken Livsmedelskontroll vid kris och höjd beredskap.
Inledning
Övningen vänder sig till er som ska planera genomförandet av kontroller och kan ge underlag till vidare planeringsarbete. Övningen går att använda helt utan förkunskap eller för att utvärdera ett redan utfört planeringsarbete.
Scenario
I kommunen sker en tydlig ökning av sjukskrivningar och en inledande misstanke är att det rör sig om säsongsinfluensan. Er organisation blir tydligt påverkad med flera medarbetare sjukskrivna och lokaltidningen gör en kort notis om att många hör av sig till 1177 med frågor.
Moment 1
Planera kontroller trots hög sjukfrånvaro samt analysera hur eventuell sjukfrånvaro hos verksamheter kan påverka möjligheten att genomföra kontroll. Hur påverkar sjukfrånvaro er egen verksamhet? Presentera förslag till åtgärder för att hantera den påverkan. Gör en prioritering utifrån handbokens prioriteringsmodell (kapitel 4). I vissa kontrollverksamheter, kanske främst inom delar av den kontroll där livsmedelsverket är kontrollmyndighet, kan det vara svårt att genomföra en prioriteringsordning mellan olika typer av kontroller. Fundera på vilka prioriteringar som kan genomföras och ta fram förslag till prioritering för er verksamhet.
Tabell. Typer av kontroll för olika verksamheter
Typ av kontroll | Verksamheter som kontrolleras |
|---|---|
Planerad kontroll livsmedel |
|
Händelsestyd kontroll |
|
Utbrottsutredning |
|
Inspel
Efter ett par veckor konstateras att en stor del av kommunens invånare är eller har varit smittade med långa sjukskrivningar som följd. Smittskyddsläkare konstaterar att det rör sig om ett omfattande virusutbrott som verkar pågå en längre tid. Eftersom smittan sprids från centralorten så blir påverkan på allmänheten stor. Det är hög sjukfrånvaro och krav på restriktioner för kontakt mellan olika verksamheter vilket innebär att flera företag och andra verksamheter helt eller delvis stänger ned på grund av personalbrist och för att minska risken för smittspridning.
Moment 2
Gör en reservplan för att hantera långvariga personalbortfall. Om ni vill kan ni utgå ifrån förslagen till reservlösningar som finns på s 49 i handboken under rubriken ”Reservlösningar för resursen personal”.
Utvärdering
Utvärdera övningen när den är genomförd. Utvärderingen ska beskriva om övningen uppnådde sitt syfte och mål samt identifiera vilka utvecklingsområden som har konstaterats i övningen. Om ni genomförde övningen som en startpunkt för att komma igång med beredskapsarbetet så kan utvärderingen vara en bra utgångspunkt för det fortsatta arbetet.
Det är viktigt att de lärdomar som framkommer i utvärderingen används i det fortsatta utvecklingsarbetet. Genom att identifiera utvecklingsområden blir utvärderingen ett stöd i utvecklingen av en robust förmåga att genomföra livsmedelskontroll vid kris och höjd beredskap.
Utvärderingen kan genomföras i två delar. En del som de medverkande själva genomför via en enkät eller intervjuer direkt efter övningen. En andra del bör bestå av att övningsansvarig följer de övande under övningen och noterar deltagarnas diskussioner och slutsatser i förhållande till målen. Dessa två underlag kan sedan vägas samman och utgöra utvärderingen.
Utvärderingen bör lista utvecklingsområden och beskriva vilka åtgärder som kan genomföras för att utveckla planer och förmågor. Den kan till exempel innehålla rekommendationer i punktform som sedan motiveras med fritext. De åtgärder som måste genomföras för att uppnå rekommendationerna bryts ned och noteras i en åtgärdsplan.
Övning 2 - Informationspåverkan eller ryktesspridning
Tid för förberedelse (övningsledare): 60 - 120 minuter
Tid för genomförande: 2 x 45 minuter
Tid för utvärdering: 60 minuter
Total tid: 210 - 270 minuter
Bakgrund
Den här övningen är framtagen för att komma i gång med beredskapsplaneringen och/eller öva beredskapen för att upptäcka och hantera informationspåverkan. Det tänkta scenariot är informationspåverkan mot myndighetens livsmedelskontroll. Syftet är att förstå hur er organisation påverkas och hur ni kan bemöta eller förebygga påverkan. Utgå från kapitel 8 Kriskommunikation i handboken Livsmedelskontroll vid kris och höjd beredskap.
Övningen vänder sig till er som ska planera genomförandet av kontroller och kan ge underlag till vidare planeringsarbete. Övningen går att använda helt utan förkunskap eller för att utvärdera ett redan utfört planeringsarbete.
Scenario
En påverkanskampanj mot den egna organisationen medför att tilliten till livsmedelskontrollen sjunker och organisationen ifrågasätts. Mediedebatten om brister i vissa typer av aktörers livsmedelshygien har fått alltmer näring. Det rasar nu mellan ytterligheterna där vissa tycker att det görs för lite och andra tycker att det är för mycket inblandning från myndigheter. Detta leder till en förtroendekris för myndigheten.
Missnöjet mullrar i sociala medier och många kritiserar myndigheterna som inte går att nå och bristen på information och hjälp till privatpersoner. Många hör av sig till er och är oroliga för hälsan och önskar information om kontroller, resultat och så vidare. Det finns en ilska mot er organisation som inte ingriper mot snusket. Bland annat framförs krav på att stänga ned anläggningar och att göra polisanmälningar.
Moment 1
Diskutera vilka kommunikationskanaler som bör användas och om ni ska ta fram en så kallad frågelåda. Involvera gärna en kommunikatör i detta moment.
Inspel
I flera kommunikationskanaler är det ett ökat tryck. Till exempel hör många oroliga av sig till 1177 med frågor om magsjuka och smittspridning. Det råder ett stort kommunikationsbehov om vad organisationen gör. Samtidigt uppmanar folk till bojkott av vissa anläggningar eller varor och näringslivet börjar få problem med omsättningen. Ägare och personal får lägga mycket tid och kraft på att hantera frågor eller klagomål. Många både i er organisation och i verksamheterna ni kontrollerar upplever utmattning efter långvarig krishantering.
Rykten florerar om att uppgifterna om smittspridning i själva verket är kraftigt överdrivna för att myndigheterna vill avskräcka medborgare från att köpa varor eller besöka verksamheter. Bemötandet är resurskrävande.
Protester fortsätter sprida sig till fler delar av landet. Kritikerna har formerat sig i olika Facebookgrupper där desinformation sprids snabbt. Det finns risk för växande antal deltagare vid protestaktioner över tid, ökat missnöje och minskat myndighetsförtroende.
Moment 2
Planera för att kommunicera i samverkan med andra organisationer som är involverade i kontrollen.
Utvärdering
Utvärdera övningen när den är genomförd. Utvärderingen ska beskriva om övningen uppnådde sitt syfte och mål samt identifiera vilka utvecklingsområden som har konstaterats i övningen. Om ni genomförde övningen som en startpunkt för att komma igång med beredskapsarbetet så kan utvärderingen vara en bra utgångspunkt för det fortsatta arbetet.
Det är viktigt att de lärdomar som framkommer i utvärderingen används i det fortsatta utvecklingsarbetet. Genom att identifiera utvecklingsområden blir utvärderingen ett stöd i utvecklingen av en robust förmåga att genomföra livsmedelskontroll vid kris och höjd beredskap.
Utvärderingen kan genomföras i två delar. En del som de medverkande själva genomför via en enkät eller intervjuer direkt efter övningen. En andra del bör bestå av att övningsansvarig följer de övande under övningen och noterar deltagarnas diskussioner och slutsatser i förhållande till målen. Dessa två underlag kan sedan vägas samman och utgöra utvärderingen.
Utvärderingen bör lista utvecklingsområden och beskriva vilka åtgärder som kan genomföras för att utveckla planer och förmågor. Den kan till exempel innehålla rekommendationer i punktform som sedan motiveras med fritext. De åtgärder som måste genomföras för att uppnå rekommendationerna bryts ned och noteras i en åtgärdsplan.
Övning 3 - IT-störning
Tid för förberedelse (övningsledare): 60 - 120 minuter
Tid för genomförande: 2 x 45 minuter
Tid för utvärdering: 60 minuter
Total tid: 210 - 270 minuter
Bakgrund
Den här övningen är framtagen för att komma i gång med beredskapsplaneringen och/eller öva beredskapen för att hantera livsmedelskontroller trots IT-störningar. Det tänkta scenariot är IT-störningar. Syftet är att förstå hur er organisation påverkas och hur ni kan bemöta eller förebygga denna störning.
Övningen vänder sig till er som ska planera genomförandet av kontroller och kan ge underlag till vidare planeringsarbete. Övningen går att använda helt utan förkunskap eller för att utvärdera ett redan utfört planeringsarbete.
Scenario
Det är måndag morgon och personalen kommer till arbetsplatsen. Det verkar trögt att komma åt e-post och chatt-system. Flera medarbetare testar att starta om sina datorer utan framgång. När personalen ska förbereda sitt arbete upptäcker de att de varken kommer åt mallar eller checklistor och att all information om företagen som ska besökas är borta.
Moment 1
Diskutera vilken påverkan på arbetet det blir när ni inte kan komma åt systemen och information om kontroller saknas och på vilket sätt ni kan lösa veckans uppgifter trots störningen.
Inspel
Störningarna fortsätter en tid och i takt med att medarbetare stänger ned eller gör omstart på sina datorer så låser sig hela system och åtkomst blir helt eller mycket begränsad. Organisationens IT-avdelning konstaterar att de är utsatta för en så kallad ransomware-attack och att alla system nu är kapade och går inte att återställa. De som utfört attacken kräver organisationen på stora summor och återkopplar enbart sporadiskt. Avbrotten som nu pågått i flera dagar väntas pågå under flera veckor.
Moment 2
Ta fram en plan för hur ni kan lösa livsmedelskontroller utan tillgång till digitala system. Har ni redan planer kan ni utgå från dessa och diskutera hur väl de fungerar. Om ni saknar planer så fokusera på att identifiera vad som behövs för att kunna utföra kontroller över tid. Om ni vill kan ni läsa igenom förslagen till reservlösningar som finns på s 54 i handboken under rubriken ”Reservlösningar för resursen IT och telefoni”.
Utvärdering
Utvärdera övningen när den är genomförd. Utvärderingen ska beskriva om övningen uppnådde sitt syfte och mål samt identifiera vilka utvecklingsområden som har konstaterats i övningen. Om ni genomförde övningen som en startpunkt för att komma igång med beredskapsarbetet så kan utvärderingen vara en bra utgångspunkt för det fortsatta arbetet.
Det är viktigt att de lärdomar som framkommer i utvärderingen används i det fortsatta utvecklingsarbetet. Genom att identifiera utvecklingsområden blir utvärderingen ett stöd i utvecklingen av en robust förmåga att genomföra livsmedelskontroll vid kris och höjd beredskap.
Utvärderingen kan genomföras i två delar. En del som de medverkande själva genomför via en enkät eller intervjuer direkt efter övningen. En andra del bör bestå av att övningsansvarig följer de övande under övningen och noterar deltagarnas diskussioner och slutsatser i förhållande till målen. Dessa två underlag kan sedan vägas samman och utgöra utvärderingen.
Utvärderingen bör lista utvecklingsområden och beskriva vilka åtgärder som kan genomföras för att utveckla planer och förmågor. Den kan till exempel innehålla rekommendationer i punktform som sedan motiveras med fritext. De åtgärder som måste genomföras för att uppnå rekommendationerna bryts ned och noteras i en åtgärdsplan.
Uppföljande övningar
När organisationen har arbetat med utvecklingsområdena som identifierades genom övningarna kan det vara dags att öva igen. Det går bra att upprepa samma övning, eller göra ett nytt scenario. Om ni vid första tillfället övade enbart i den egna arbetsgruppen kan ni vid nästa tillfälle bjuda in även andra personer inom er myndighet som exempelvis kommunikatör och beredskapssamordnare eller livsmedelsinspektörer/kontrollanter på en annan kontrollmyndighet.
Läs mer på MSB:s Öva enkelt (msb.se) för fler tips och förslag till nya övningsupplägg.
